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Comment définissez vous la méthode OPERA^®?

C'est une méthodologie qui s'inspire de l'Analyse de la Valeur et plus particulièrement de l'Analyse Fonctionnelle et qui s'applique aux différents types d'achats. Elle a pour objectif de trouver un optimum par rapport aux deux paramètres d'un achat : la Qualité et le Coût.

Elle s'appuie sur quatre points clefs :

• le besoin est exprimé par les attentes des demandeurs (formulées par des fonctions) et non par des solutions,

• la qualité des propositions se mesure au moyen de critères qui sont des indicateurs de satisfaction,

• le dossier de consultation est normalisé ce qui permet d'obtenir des réponses comparables,

• l'analyse des propositions se fait au moyen d'une grille sous tableur Excel permettant une notation globale (Qualité et Coût).

Quels sont les Achats concernés par la méthode OPERA ?

L'un des intérêts majeurs de cette méthode est de s'appliquer à tous types d'achats et plus particulièrement à ceux qui sont souvent sous une responsabilité diffuse comme les prestations d'entretien, les petits équipements….

Les trois grandes catégories sont :

• les prestations pures que ce soit la maintenance annuelle, la réparation ponctuelle ou la formation….. La méthodologie permet de prendre en compte dans la demande et dans l'évaluation des. réponses aussi bien sur les aspects techniques que sur d'autres notions aussi importantes comme : le délai, la sécurité, l'environnement….et éventuellement la notion de "contrat de progrès".

• les équipements de production, de manutention … en intégrant les prestations afférentes comme l'installation, le SAV, la formation.  C'est l'un des aspects originales de cette approche : le fournisseur n'est pas jugé uniquement sur son "produit" mais également sur les prestations annexes nécessaires.

• les investissements. Dans ce cadre le dossier, suivant une approche de type management par projet, se découpe en plusieurs achats qui chacun feront chacun l'objet d'une démarche OPERA.

Quelles sont ses principales caractéristiques de la méthode OPERA?

Elles sont au nombre de trois :
1/ des outils d'analyse du besoin et de cotation des réponses des fournisseurs
2/ une démarche participative qui démarre au début du processus achat et qui concerne au minimum l'acheteur et son "client". Dans certains cas cela peut nécessiter la présence d'une cellule de projet plus importante.
3/ un document, le dossier consultation, normalisé dans sa formulation et dans sa structure ce qui facilite la comparaison des réponses Le cœur du dossier est le Cahier des Charges Fonctionnel qui se présente en deux parties :
 -les fonctions traduction du besoin
 -les critères indicateurs de satisfaction en regard des propositions

Comment mettre en place la méthode OPERA ?

Trois possibilités de mise en place sont possibles  :

• Formation par groupe de 8 personnes sur 3 jours (2 jours + 1 journée décalée de 10 jours environ) construite à partir de 4 ou 5 exemples apportés par les stagiaires. Un ou deux sont directement opérationnels à la fin du stage.

• "Coaching" sous forme d'animation de 3 ou 4 réunions d'un groupe de .projet pour l'aider à réaliser son Cahier des Charges de Consultation et à évaluer les réponses des fournisseurs

• "Hot line" pour aider les sites éloignés à réaliser leur dossier. Cette démarche s'applique pour des donneurs d'ordre qui ont déjà suivi une formation.

Quelles sont vos principales références d'application de la méthode OPERA ?

• Cette méthodologie a été mis au point suite à une demande de formation, émanant de la Générale Sucrière (Saint Louis), sur le thème de l'Analyse de la Valeur pour des donneurs d'ordre. Il est apparu très vite, avec la Direction Technique, qu'il fallait créer une approche qui est "le goût, l'odeur.. de l'analyse de la valeur" mais qui ne soit pas l'analyse de la valeur. C'est ainsi qu'a été crée la Méthode OPERA.

• Des formations chez Sollac (Usinor Packaging) nous ont permis de prendre en compte, dans la formulation du besoin, des notions très importantes comme la sécurité, l'environnement ..

• Pour le groupe Pechiney nous avons rédigé un guide méthodologique complet avec de nombreux exemples et nous avons finalisé le tableur d'évaluation et de cotation (T.E.R. = Tableau d'Evaluation des Réponses).  

• Chez Tiru (filiale de l'EDF) l'ensemble des acheteurs et donneurs d'ordre ont suivi une formation et la méthode est maintenant appliquée systématiquement sur las achats significatifs.

• Des formations importantes ont lieu actuellement en Algérie afin de mettre en place une démarche rationnelle et organisée des achats.

• Une forte demande apparaît pour les achats publics aussi bien auprès des CHU que des collectivités territoriales

En 10 ans nous avons animé plus de 500 stages et traités ainsi presque 1500 dossiers de consultation

Quels sont les résultats obtenus par la méthode OPERA ?

Les gains sont de plusieurs ordres :

financier (directement sur les devis). Dans le cas où il est possible de comparer exactement les dossiers avant et après. Dans ce cadre les économies réalisées dépassent les 25 %

financier (indirectement). Cette approche permet d'éviter des oublis et par conséquent des erreurs qui se paient à posteriori comme par exemple : SAV défectueux, formation in opérationnelle, pièces de rechange coûteuses….

temps . L'un des intérêts de cette méthode est de mettre en place un référentiel commun dans toute l'entreprise, référentiel obtenu par la formulation et par la structure du dossier de consultation. Cela permet une réutilisation facile et une communication entre les établissements. On peut ainsi mettre en place une base de données dans l'entreprise. Comme on considère qu'environ 50 % des consultations sont récurrentes les gains de temps sont considérables

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