L’Analyse Fonctionnelle un outil efficace pour le Cahier des Charges Fonctionnel (C.d.C.F)

Comme l’Arlésienne, tout le monde en parle. On le recommande mais peu le connaisse  et l’utilise : c'est le Cahier des Charges Fonctionnel. Mais pourquoi ?

Diverses causes peuvent expliquer ce constat : il en va de la méconnaissance des chefs de service Achats, du diktat (risque de référé précontractuel…) des services juridiques sur les acheteurs qui craignent ainsi d'innover et également d’un manque de compétence pour construire un véritable Cahier des Charges Fonctionnel digne de ce nom…

De quoi parle-t-on ? Cet article a pour objet de répondre à toutes les interrogations sur l'Analyse Fonctionnelle en espérant que les achats de la Puissance Publique (prés de 25 % de la dépense publique soit 200 milliards environ) puissent s'orienter vers une voie vertueuse fondée sur le C.d.C.F.

 

Au début existait l'Analyse de la Valeur

 

Dans les années 1950 l'ingénieur Lawrence Miles à qui était confiée une mission de réduction des coûts sur des produits en fabrication a pris une démarche originale : avant une analyse technique il s'est posé la question à quoi servent-ils ?

Ainsi fut créé le postulat :

Juste Besoin = Juste Dépense

L’Analyse de la Valeur était née et elle se développa en processus de conception sous le nom Value Engineering. La norme AFNOR 50-152 formula le référentiel méthodologique. En 2003 je traduisis l'ensemble de ces concepts dans le cadre du processus achat sous le nom de la méthode O.P.E.R.A® (optimisation et rationalisation des achats) L'analyse fonctionnelle en est l'outil de base concrétisée par un document nommé Cahier des Charges Fonctionnel.

 

Une présentation facile à comprendre une application beaucoup plus complexe

 

À partir du postulat Juste Besoin = Juste Dépense on a déduit trois corollaires :

1/ la demande d'achat doit être traduite en besoin c'est-à-dire sous forme d'attentes «c’est fait pour» et non de solutions « c'est fait de »

2/ ces attentes sont formulées par des fonctions (verbe d’action avec  compléments) d'où le nom d'analyse fonctionnelle et de Cahier des Charges Fonctionnel.

3/ dans le processus achat, pour chaque attente, on doit mesurer un niveau de satisfaction potentielle et donc d'attacher à chaque fonction des indicateurs de mesure appelés critères.

  

Le Cahier des Charges Fonctionnel peut donc se définir ainsi :

« Document dans lequel un prescripteur et son acheteur définisse le besoin sous forme d'attentes/fonctions « c’est fait pour » auxquelles sont attachés des indicateurs de mesure de satisfaction appelée critères. »

Il est bon de préciser qu’un cahier des charges est toujours ± fonctionnel

 

EX : Présentation simplifiée de C.d.C.F

 

Chariot à bagages pour aéroport

(9 fonctions en tout)

F1 Porter et déplacer les bagages de l’aéroport X avec un minimum de 250 kg

Commentaires

On précise le contexte de la fonction.

Dans cet aéroport situé en Afrique de nombreux passagers arrivent avec des valises et sacs très lourds….

Documents rattachés

On renvoie aux annexes si nécessaire

Eléments à préciser

Cela correspond aux critères qui apparaîtront dans le RC sous forme pondérée. On peut ainsi mettre des précisions sur le contenu de l’information demandé.

1 Poids supporté > 250 kg

Le chariot doit supporter au minimum 250 KG ; Des performances supplémentaires seraient un plus

2 Prototype

Afin de juger la proposition technique il est demandé de présenter un prototype ou modèle déjà existant qui correspondra à l’offre…

3 Force de poussée avec 150 kg

Vous préciserez la force nécessaire à la poussée le chariot supportant 150 kg ; nous indiquerez le processus utilisé pour le test

4 Zones de rangement pour petits bagages

Pour chaque zone vous fournirez le volume disponible

F2 résister aux intempéries et chocs

Commentaires

Le problème est souvent lié à des fortes chaleurs et exposition aux UV ;les manipulations ne sont pas toujours faites avec précaution

Documents rattachés

Annexe C

Eléments à préciser

1 Caractéristiques des matériaux

Vous fournirez les fiches techniques des matériaux en précisant leur résistance aux UV et chocs

2 Niveau de résistance aux chocs

Pour cela vous réaliserez des essais afin de démonter la résistance de l’objet un certains chocs ou chutes …

     

 


 

Travaux de rénovation d’une verrière

(7 fonctions en tout)

F1réaliser selon les règles de l’art, l’ensemble des travaux de rénovation de la verrière de l’établissement X selon des études techniques faites par l’architecte Dupont et ce sous sa responsabilité

Commentaires

Le cabinet Dupont a effectué un certains nombre de contrôle et d’études sur l’état de la verrière ; ces conclusions apparaissent dans le rapport joint avec des recommandations

Documents rattachés

Annexe C et D

Eléments à préciser

Cela correspond aux critères qui apparaîtront dans le RC sous forme pondérée. On peut ainsi mettre des précisions sur le contenu de l’information demandé.

1 profil du chef d’équipe

Vous préciserez le profil du responsable du chantier : sa qualification, son ancienneté, des références de chantier qu’il a conduit…

2. Références des fournisseurs de matériaux

En raison de la spécificité de cette verrière nous sommes très attachés à la qualité des matériaux et à leur origine

3 Mémoires techniques de chantier sous la responsabilité d’un architecte

Vous nous décrirez les modalités et processus de réalisation des derniers chantiers que vous avez réalisés sous la responsabilité d’un maitre d’œuvre

4 Organisation et moyens pour réaliser le chantier……

F2 Respecter les règles de sécurité

Commentaires

Le chantier est en hauteur dans un lieu clos et il est impératif que ces travaux ne puissent entrainer le moindre accident

Documents rattachés

Annexe D FPS

Eléments à préciser

1 Fiche de Prévention et Sécurité (mesures prévus)

A remplir

2 TF/TG : taux fréquence et gravité…..

     

La théorie et les définitions telles qu'elles sont précisées dans la norme AFNOR sont relativement donc simples à comprendre mais la pratique de l’Analyse Fonctionnelle est plus délicate :

  • § l'habitude est grande de raisonner en termes de solutions « c'est fait de » et non d'attente « c'est fait pour ». On a ici le premier  rôle important de l’acheteur en regard du prescripteur. (Traduire le besoin en fonctions)
  • § le périmètre de chaque fonction, est difficile à déterminer et cela nécessite une certaine expertise
  • § la recherche des indicateurs « critères » fonction par fonction n'est pas habituelle et cela nécessite analyse et de réflexion.

 

Cette démarche présente de nombreux avantages mais peut être sujet à critiques sur certains points

 

Les principaux avantages reconnus à une démarche d'analyse fonctionnelle formalisée dans un cahier des charges sont les suivants :

  • § le premier point mis en avant est qu’elle favorise la créativité du fournisseur qui va chercher la solution la plus innovante pour optimiser l'ensemble qualité & coût de son offre. Il peut, par sa connaissance métier, apporter des solutions originales aux d'utilisateurs ou demandeurs.
  • § le deuxième point  en faveur du Cahier des Charges Fonctionnel peut s'exprimer ainsi : dans cette démarche l'acheteur et son client achète un résultat, en conséquence en cas de défaillance de l'achat (résultat non rempli) la responsabilité appartient donc au fournisseur.

(Des rames de TER commandés sur des spécifications techniques mais non conformes au besoin – problème des handicapés – ont nécessité 2 milliards de travaux à la charge de la Puissance Publique)

  • §La demande n'étant pas fermée par des solutions, on augmente ainsi le panel des fournisseurs potentiels et donc le jeu la concurrence entre eux les soumissionnaires. De plus elle permet à des PME innovantes de répondre à de nouveaux appels d’offres qui n’étaient pas auparavant dans leur périmètre de compétence. (c’est ainsi que des prestations de traitement des déchets pour un CHU sont passées de 2,5 millions euros par an à 1,5 million).
  • § L'analyse fonctionnelle favorise également l'exhaustivité dans la description du besoin, cela est particulièrement utile pour les travaux. Ces derniers se finissent souvent avec des avenants qui entraînent des surcoûts de l'ordre de 30 à 40 % en regard du montant initial. Quelques exemples récents de marchés conclus avec l'État et les collectivités territoriales sont particulièrement significatifs. Ces marchés complémentaires sont conclus sans mise en concurrence ni négociation. Les rapports de la Cour des compte sont particulièrement explicites (Le nouveau centre philarmonique de Paris a vu son budget évolué de 118 millions à 386 millions toujours avec le même fournisseur)

Il en est de même pour les  achats de prestations intellectuelles (Management entre autre) qui se terminent, en raison d'une mauvaise définition du besoin, avec des dépassements de 20 à 30 %.

 



  • § De plus l'Analyse Fonctionnelle permet de détecter les zones présentant des risques de surcoûts importants en raison d'une attente/fonction formulée avec une « performance ».

En effet certaines attentes ne peuvent pas être toujours exprimées de façon globale (ex : avoir un faible niveau sonore  - intervenir dans les meilleurs délais) mais doivent être encadrées par une donnée quantifiée (ex : avoir un niveau sonore< 30 dB - intervenir en moins de 4h). Le risque, dans cette formulation, est de se mettre dans une zone à forte augmentation des coûts pour une amélioration marginale de la performance demandée.(voir zone rouge)

 

 


Le prescripteur a facilement tendance à formuler sa demande de façon un peu excessive partant du principe « qui peut le plus peut le moins ». D'autre part il ne connaît de pas obligatoirement les variations des coûts des éléments achetés en regard de la performance demandée. C'est bien dans la compétence de l'acheteur de connaître son marché dans sa démarche de marketing achat. On a donc ici le
deuxième rôle  de l'acheteur : Interroger son client sur le bien-fondé de sa demande de performance, cela afin de sortir de cette « zone rouge ». 

On a ici des sources d’économies très importantes.

  • § Enfin cette formulation va grandement faciliter la recherche de critères car ils sont déterminés fonction par fonction. Ils sont ainsi plus nombreux et pertinents. :

Ce travail s'effectue en étroite collaboration entre un prescripteur et son acheteur.

Le troisième rôle de ce dernier, dans une démarche fonctionnelle, est donc : Rechercher fonction par fonction un maximum de critères.

 

En conclusion cette démarche peut participer grandement par les économies engendrées sur les achats publics à la réduction du déficit public.

 

 

En contrepartie cette démarche peut présenter quelques inconvénients.

  • § Le premier qui est souvent mis en avant par les « sceptiques » peut se résumer ainsi : on va prendre des risques car la solution peut être innovante. Il est plus facile de faire des copier coller que de rechercher de nouvelles solutions.
  • § Dans le même esprit on peut également soulever le problème d’appréciation du « coût total d'utilisation » qui est évidemment plus difficile à appréhender dans le cas de solution innovante.
  • § L’analyse des offres peut sembler plus délicate en raison de nombreux critères. C’est le contraire car le choix s’appuie sur des éléments parfaitement objectifs
  • § En final, le principal inconvénient d'une approche fonctionnelle dans la rédaction du cahier des charges vient du fait que l'acheteur doit avoir suivi une formation spécifique et acquis une expertise dans ce domaine.

D'autre part il doit pouvoir imposer à ses clients ou prescripteurs la nécessité d'avoir une démarche différente : on raisonne en «c'est fait pour» et non «c'est fait de». Cela veut dire que tous les responsables des Services Achats (quand il en existe un) devraient avoir suivi une sensibilisation à l'Analyse Fonctionnelle et à la formulation en Cahier des Charges Fonctionnel.

 

La mise en place du C.d.C.F nécessite un environnement favorable afin de garantir la réussite et la pérennité dans son application.

 

  • § La première condition est de faire accepter que «la compétence technique» se trouve chez le fournisseur et non en interne dans leur entreprise.

Certains rédacteurs ont manqué leur vocation !

Par exemple pour une prestation d’entretien d’espaces verts :

« Les Tuteurs seront en châtaignier, écorcé, épointé, traité au Carbonyl pour toute la partie en sol, diamètre moyen 8 cm, longueur 3,00 m minimum, hauteur hors sol 1,80 m.

Les arbustes à feuilles caduques ou persistantes comporteront obligatoirement  un nombre minimal de 3 à 5 branches en fonction de l’espèce.

Le diamètre de la motte sera égal à 3 fois la circonférence du tronc mesurée à 1 mètre au dessus du collet (niveau du  sol) du végétal considéré. ».


Une démarche fonctionnelle n'a pas pour objectif d'éliminer les compétences techniques internes mais de les utiliser d’une autre manière. Le principe est donc le suivant : cette compétence est utilisée pour aider l'acheteur - au moment de la rédaction du cahier des charges à définir des critères techniques pertinents - au moment de l'analyse des offres à évaluer les réponses à ces critères techniques. En résumé, le rôle «du technicien» se situe principalement a posteriori et non a priori. Ce mode de fonctionnement est encore une révolution pour beaucoup de services techniques.

 

  • § La deuxième condition pour implanter de façon durable une démarche fonctionnelle est de laisser à l'acheteur le temps nécessaire à un minimum d'analyse est de réflexion en amont. Ce genre de demande devrait être banni comme :

- tu me fais cela pour demain en urgence

- ça aurait dû être mis en place hier….

 

La démarche fonctionnelle avec ces critères pertinents va faciliter le travail au moment de l’analyse des offres et donc en final optimiser le temps de l’acheteur.

 

  • § Il est donc indispensable qu'il y ait une volonté de la hiérarchie à utiliser cette approche et à donner aux acheteurs les compétences et les moyens pour élaborer des cahiers des charges fonctionnels.

 

  • § Enfin, comme pour toutes nouvelles méthodes, il faut trouver des thèmes porteurs pour lesquels l'impact et la réussite seront « vendeurs ». Deux indicateurs pour cela :

- le montant de l'achat en regard du budget du service ou de l'administration

- la criticité ou le risque lié à l’achat

 

 

Conclusion

 

L’Analyse Fonctionnelle avec le livrable C.d.C.F se comprend facilement mais, en conclusion, elle requiert :

1/que les chefs de service (comme les RMA - Responsable Ministériel des Achats) et les principaux prescripteurs aient un minimum de connaissances sur l'Analyse Fonctionnelle et son cahier des charges.

2/ que l'acheteur ne soit pas cantonné uniquement un rôle de « rédacteur » mais se consacre à son vrai métier dans l'amont du processus achat (cf. paragraphes précédents) T.I.R :

Traduire le besoin en fonctions

Interroger son client sur les spécifications

Rechercher avec lui un maximum de critères

Il devient ainsi un acteur important dans la chaine de création de valeur.

3/ enfin que l'acheteur, sur des projets complexes et significatifs, puisse s'appuyer sur des consultants experts qui apportent leurs compétences en terme de méthode et d’animation de groupes projet.

 

 

L’analyse fonctionnelle avec son C.d.C.F est donc le levier indispensable pour que les achats de la Puissance Publique (25 % de la dépense publique - près de 200 milliards d'euros) puissent contribuer à la résorption du déficit public. C'est sûrement l'outil le plus efficace avec une réactivité très importante et qui nécessite uniquement une volonté politique et une sensibilisation par la formation des différents acteurs du processus achat.