Quatre erreurs

 A EVITER DANS LA REDACTION DU CAHIER DES CHARGES

 

 

La rédaction du cahier des charges fait partie intégrante de la responsabilité et de la compétence de l'acheteur professionnel mais elle peut concerner, également, d’autres fonctions qui se trouvent confrontées au processus achat. Mais en gardant à l’esprit l’articulation « acheteur – client interne » on peut définir les rôles de chacun ainsi :

- le demandeur ou le client interne a pour mission d'émettre ses « prérogatives » en les appuyant sur des compétences techniques ;

- l'acheteur a pour mission de traduire ces données sous forme de BESOIN dans un cahier des charges.

L’objectif de ce dernier vise donc à satisfaire l’équation :

juste besoin= juste dépense

 

Dans le cadre de cette mission l'acheteur doit éviter quatre erreurs principales :

1/la première, le plus souvent sous la pression de son client interne, consiste à confondre  une SOLUTION (c'est fait de …) avec un BESOIN (c’est fait pour…)  .

En effet le demandeur qui s'appuie sur son expérience et ses compétences à tendance à préjuger les solutions ou les spécifications qui seront demandées aux fournisseurs. Cela a deuxinconvénients principaux :

  • limiter la créativité des soumissionnaires 
  • transférer la responsabilité en cas de défaillance chez l'entreprise acheteuse. La SNCF est une spécialiste dans ce contexte : définissant techniquement les rames (TER, TGV…) qui s'avéreront défectueuses, elle doit en assumer la conséquence et scela coûte à la collectivité plusieurs milliards d'euros.

2/la deuxième erreur et ce toujours le plus souvent sous la pression de la demande est d’exiger des performances qui sont irréalistes ou très onéreuses ou non standards…. Le meilleur exemple récent est le fiasco de l'écotaxe avec les portiques (encore prés de 2 milliards partis en fumée). En effet pour vérifier (avec un taux de fiabilité supérieure à 95 %) on a mis en place les portiques qui n'avaient que pour unique mission de détecter la présence du boîtier GPS sur le toit des camions (coût d'un portique près de 1 million d'euros-coûts de démontage prés de 100 000 € /heureusement il a eu des bonnets rouges pour certains). Les douaniers ou gendarmes auraient pu assumer cette mission mais avec un taux de fiabilité légèrement inférieur.

3/ la troisième erreur à éviter est de considérer que les critères d'évaluation des offres sont simples ou standards … c'est-à-dire déconnectés du détail de l'analyse du besoin. C'est là, l'un des points importants du cahier des charges fonctionnel(CdCF) dans lequel, pour chaque attente ou « fonction », l'acheteur avec son client va rechercher des critères d'analyse des offres. Cela a, entre autres, comme avantage de relier directement l'évaluation de l'offre aux besoins et de trouver en plus beaucoup d'indicateurs ce qui permettra une plus grande objectivité dans l'évaluation du mieux-disant.

4/la quatrième erreur, en corollaire avec le point précédent, consiste à pondérer les critères (indicateurs) d'analyse des offres et également de définir le poids que l'on accorde à la Qualité en regard du Coût sans démarche rationnelle. Il est rare de voir une présentation du % qualité/coût qui s'appuie sur des éléments objectifs comme la criticité de l’achat ou le poids du projet en regard des budgets globaux l'entreprise. L’acheteur est souvent confronté à une pression de l’entreprise ou administration pour prendre le moins disant (on ne risque rien …) au détriment de la qualité ou du coût d’utilisation.

 

En conclusion, ces quatre éléments mettent bien en exergue le rôle primordial de « l'acheteur » dans le processus achat et les difficultés qu'il rencontre. Cela sous-entend deux conditions pour optimiser sa performance :

  • il doit être reconnu comme le leader dans le processus ;
  • il doit avoir reçu une formation spécifique à son métier et particulièrement sur les aspects de rédaction de cahier des charges fonctionnel.